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거래문서 정의 & 작성요령
1. 거래문서의 정의
거래문서는 기업간에 서로 업무관계로 주고받는 문서를 말한다. 거래문서의 유형에는 통상적 문서와 특수한 문서가 있다.
가) 통상적 문서 : 통지, 조회, 회답, 의뢰, 발주, 견적 송부, 청구, 결재 등 평소 거래시에 빈번하게 주고 받는 문서
나) 특수한 문서 : 독촉, 항의, 사과 등 어떤 원인에 의해 발생하는 문제의 처리 목적으로 작성되는 문서
2. 거래문서의 작성 요령
1. 전달하고자 하는 뜻을 정확하게 전달한다. (내용과 취지를 명확하게 언급한다.)
2. 날짜, 금액, 수량, 소재지, 전화번호, 품목번호 등 숫자는 확인을 거친 후 정확히 쓴다.
3. 핵심 사항은 선이나 기호, 부호를 활용하여 정리한다.
4. 인사말은 간결하면서도 상대방에게 호감을 줄 수 있는 단어를 선택한다.
5. 상황에 맞게 효율성을 고려한다.
6. 주문서의 경우 조건, 즉 품명, 품질, 규격, 수량, 가격, 납기, 납입방법, 납품장소, 지급조건 기타 요구 사항을 분명하게 쓴다.
7. 복사본을 보관한다.
3. 거절장이란? & 작성 유의사항
1. 거절장이란? 거절장은 상대의 의뢰나 요청 등을 거절하는 문서이다. 문서의 성격상 상대의 감정이 상하지 않도록 정중하고 설득력 있게 작성한다.
2. 거절장 작성 유의사항
1) 거절하는 의사를 분명하게 명시한다.
애매(曖昧)한 표현은 상대방이 막연한 기대나 승낙으로 받아들일 수 있으므로 거절의 의사를 분명히 한다. 거절의 이유를 상대방이 이해할 수 있도록 가능한 구체적으로 배려한다.
2) 상대방의 감정이 상하지 않도록 최대한 배려(配慮)한다.
상대방의 감정을 고려하여 정중하고 미안한 마음으로 써야 한다. ‘거절…(생략)
3) 거절하는 것이므로 빨리 회신한다.
4) 형식적인 어구로 시작한다.
5) 거절할 때 활용하면 좋은 문구들
① 내용증명서 3부
② 우편발송용 봉투
③ 수수료, 신분증, 도장
① 구입한 제품의 제품번호, 모양, 색 등 구체적으로 적는다.
② 구입한 날짜와 지불 수단(현금, 수표, 신용카드 등)을 적는다.
③ 가능하다면 그 제품을 구입한 장소와 판매원의 이름을 적는다.
④ 만일 통신판매로 구입했다면 구입동기(신문광고, 라디오, 광고, 팜플렛 등)와 그 광고를 접한 날짜를 적는다.
① 문제점을 자세히 적는다.
② 그 문제점을 해결하기 위해 취했던 모든 과정과 절차를 적는다.
③ 그 문제점 때문에 전화통화를 하였다면 통화한 사람들의 이름과 전화한 날짜 등을 적는다.
④ 증거 입증 자료로 영수증, 보증서, 수리 기록, 계약서 등의 복사본을 첨부한다. 이때 원본을 보내지 않도록 유의한다.
⑤ 사후 처리를 위하여 불만편지의 복사본을 마련한다.
① 불만을 해결하기 위해 사업자 쪽에 요구하는 것을 구체적으로 적는다.
② 납득할 만한 기간 내에 문제를 해결해 주기를 요구한다.
③ 편지 내용에 지나친 분노나 경멸, 협박 등 불필요한 감정이나 태도를 담지 않도록 유의한다.
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연월일 등을 순서대로 기재한다. 특히 주내용 작성시 상대방 내용증명의 부당한 내용이나 주장을 6하원칙에 따라 일목요연하게 사실에 근거하여 기재하여야 한다.
5. 소비자 불만 편지 쓰는 법
1. 불만사항이 무엇인가를 완전하게 알고 정확하게 정리하여 전한다.
① 구입한 제품의 제품번호, 모양, 색 등 구체적으로 적는다.
② 구입한 날짜와 지불 수단(현금, 수표, 신용카드 등)을 적는다.
③ 가능하다면 그 제품을 구입한 장소와 판매원의 이름을 적는다.
④ 만일 통신판매로 구입했다면 구입동기(신문광고, 라디오, 광고, 팜플렛 등)와 그 광고를 접한 날짜를 적는다.
2. 체계적으로 전한다.
① 문제점을 자세히 적는다.
② 그 문제점을 해결하기 위해 취했던 모든 과정과 절차를 적는다.
③ 그 문제점 때문에 전화통화를 하였다면 통화한 사람들의 이름과 전화한 날짜 등을 적는다.
④ 증거 입증 자료로 영수증, 보증서, 수리 기록, 계약서 등의 복사본을 첨부한다. 이때 원본을 보내지 않도록 유의한다.
⑤ 사후 처리를 위하여 불만편지의 복사본을 마련한다.
3. 원하는 것을 정확하게 전한다.
① 불만을 해결하기 위해 사업자 쪽에 요구하는 것을 구체적으로 적는다.
② 납득할 만한 기간 내에 문제를 해결해 주기를 요구한다.
③ 편지 내용에 지나친 분노나 경멸, 협박 등 불필요한 감정이나 태도를 담지 않도록 유의한다.
4. 편지를 보낸 내용을 증명하기 위해서는 회사 제출용 1부, 우체국 보관용 1부, 본인 보관용 1부 등 3-4부를 작성하여 내용증명으로 보내야 한다.
6. 문서관리의 정의 & 원칙 & 표준화
1. 문서관리의 기능
문서 관리는 의사전달 기능(기록된 정보의 효율적 활용)과 의사 보존 기능(기록유산의 안전한 보존)을 갖는다.
* 문서(기록물) : 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료를 포함한다.
* 문서관리(기
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